Yogyakarta, 12 Juni 2025 – Institut Seni Indonesia (ISI) Yogyakarta telah mengambil langkah penting dalam transformasi pengelolaan keuangan institusi dengan menyelesaikan pelatihan kedua terkait sistem perencanaan anggaran digital. Bertempat di kampus ISI Yogyakarta, pelatihan ini menjadi kelanjutan dari pelatihan pertama yang dilaksanakan beberapa waktu lalu dan menandai kesiapan penuh sistem untuk digunakan secara resmi pada Tahun Anggaran (TA) 2026.
Pada pelatihan kedua ini, tim dari Pusat, mitra pengembang sistem, mempresentasikan hasil pengerjaan change request (CR) atau permintaan perubahan yang diajukan oleh tim perencana dan keuangan ISI Yogyakarta pada pertemuan sebelumnya. Semua permintaan perbaikan dan penyesuaian telah dikerjakan dan diuji melalui satu siklus penuh implementasi perencanaan anggaran hingga ke tahap keuangan.
Hasil dari pelatihan ini sangat positif. Sistem dinyatakan telah memenuhi kebutuhan pengguna tanpa ada kendala berarti, sehingga diputuskan untuk dipromosikan ke lingkungan production. Artinya, aplikasi sudah siap digunakan secara nyata dan akan menjadi alat utama bagi ISI Yogyakarta dalam mengentri dan mengelola data anggaran tahun 2026.
Transformasi Menuju Sistem Perencanaan Terintegrasi
Perubahan ini merupakan bagian dari upaya ISI Yogyakarta dalam meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan ketepatan dalam proses perencanaan dan pengelolaan anggaran. Sistem yang dikembangkan oleh Pusat ini dirancang untuk memfasilitasi proses perencanaan mulai dari pengusulan program, review, hingga proses pencatatan realisasi keuangan.
Selama pelatihan kedua, para peserta – terdiri dari perwakilan Biro Perencanaan, Keuangan, dan unit-unit terkait di ISI Yogyakarta – tidak hanya melihat hasil perbaikan sistem, tetapi juga langsung mencoba proses entri data dalam simulasi yang menyerupai kondisi nyata. Siklus anggaran yang disimulasikan mencakup proses mulai dari penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), validasi unit, hingga proses pengesahan dan pelaporan anggaran.
Proses ini dirancang agar seluruh tahapan anggaran dapat dilakukan secara terstruktur, terdokumentasi, dan transparan. Dengan digitalisasi sistem ini, diharapkan waktu kerja dapat lebih efisien, risiko kesalahan manual berkurang, serta pelaporan dan evaluasi anggaran dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.
Kolaborasi Strategis antara ISI Yogyakarta dan Pusat
Kesuksesan pelatihan kedua ini tidak lepas dari kolaborasi erat antara tim internal ISI Yogyakarta dan tim pengembang dari Pusat. Sejak awal pengembangan, pendekatan yang digunakan adalah berbasis kebutuhan (user-centered development), di mana seluruh modul dan fitur sistem dirancang berdasarkan masukan dari pengguna langsung di lapangan.
Pada sesi pelatihan kali ini, Pusat juga memberikan pelatihan lanjutan mengenai praktik terbaik dalam penggunaan sistem, termasuk cara melakukan review usulan anggaran antar unit, tracking revisi, serta pelaporan realisasi berbasis data. Materi yang disampaikan menekankan pentingnya pengambilan keputusan berbasis data (data-driven decision making) dalam manajemen anggaran pendidikan tinggi.
Salah satu bagian penting dari pelatihan adalah penjelasan terkait proses validasi dan approval multi-level yang sudah disesuaikan dengan struktur organisasi ISI Yogyakarta. Hal ini memungkinkan sistem dapat digunakan oleh berbagai level manajemen dengan alur kerja yang jelas dan terotomatisasi.
Baca juga: Percepatan Digitalisasi Pembayaran Mahasiswa dengan Mitra Bank di ISI Yogyakarta
Tahap Berikutnya: Entri Anggaran Tahun 2026
Setelah dinyatakan stabil dan siap digunakan, sistem perencanaan anggaran kini akan resmi digunakan untuk proses entri data anggaran ISI Yogyakarta untuk tahun anggaran 2026. Pengentrian data ini akan dilakukan secara bertahap oleh unit-unit kerja di lingkungan universitas.
Langkah ini sekaligus menjadi awal dari transformasi digital dalam pengelolaan anggaran ISI Yogyakarta secara menyeluruh. Pusat juga akan terus memberikan dukungan teknis dan pelatihan tambahan bila dibutuhkan, seiring dengan proses transisi dari sistem lama ke sistem baru ini.
Bagi institusi pendidikan tinggi seperti ISI Yogyakarta, sistem ini bukan hanya alat bantu administratif, tetapi juga menjadi fondasi dalam menjalankan tata kelola keuangan yang transparan, akuntabel, dan berbasis kinerja. Dengan sistem ini, ISI Yogyakarta akan lebih siap dalam menghadapi dinamika kebutuhan pendidikan tinggi di masa depan, termasuk dalam hal pengelolaan sumber daya dan pengambilan keputusan strategis.
Dampak Positif yang Diharapkan
Dengan implementasi sistem perencanaan anggaran ini, ISI Yogyakarta menargetkan beberapa dampak positif antara lain:
- Efisiensi waktu dan tenaga: Proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dan tersebar kini terpusat dan terotomatisasi.
- Akurasi data yang lebih tinggi: Dengan fitur validasi dan pelacakan otomatis, kesalahan input dapat diminimalkan.
- Kolaborasi antarunit yang lebih baik: Setiap unit dapat melihat status dan riwayat usulan mereka secara transparan.
- Pelaporan lebih cepat dan mudah: Manajemen kini dapat mengakses laporan kapan saja dan dengan berbagai format analisis.
- Dukungan pengambilan keputusan: Sistem menyediakan data yang dapat dianalisis untuk perencanaan strategis jangka panjang.
Penutup
Keputusan ISI Yogyakarta untuk mengadopsi sistem perencanaan anggaran digital merupakan langkah maju dalam mewujudkan tata kelola keuangan yang modern dan berbasis teknologi. Dengan kesiapan sistem yang telah diuji, dukungan dari tim internal, serta pendampingan teknis dari mitra pengembang, proses perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk tahun 2026 diharapkan akan berjalan lebih optimal.
Transformasi ini juga menjadi contoh bagaimana institusi pendidikan tinggi dapat mengadopsi teknologi untuk meningkatkan kualitas manajemen internalnya, seiring dengan perkembangan tuntutan zaman yang menuntut transparansi dan akuntabilitas yang tinggi.
0 Comments