INSTIPER Yogyakarta Gandeng PT Pusat Kembangkan Sistem Manajemen Akademik Baru

INSTIPER Yogyakarta Gandeng PT Pusat Kembangkan AMS Baru

Yogyakarta, Juli 2025 — Di tengah arus transformasi digital yang makin cepat di sektor pendidikan tinggi, Institut Pertanian STIPER (INSTIPER) Yogyakarta mengambil langkah strategis dengan menggandeng PT Pasal Tigapuluh Satu (Pusat) untuk merancang dan membangun sistem manajemen akademik (Academic Management System/AMS) yang baru dan adaptif. Kerja sama ini merupakan bagian dari komitmen INSTIPER untuk meningkatkan efisiensi layanan kampus serta memperkuat fondasi digitalisasinya secara menyeluruh.

Sepanjang Juli 2025, Tim PT Pusat dan stakeholders dari INSTIPER telah melaksanakan serangkaian sesi requirement gathering guna memetakan alur proses bisnis yang berjalan, mengidentifikasi tantangan dari sistem terdahulu, dan merumuskan kebutuhan fungsional maupun non-fungsional untuk sistem baru yang akan dikembangkan.

Menuju Layanan Akademik yang Terintegrasi dan Efisien

Transformasi digital di lingkungan kampus bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan mendesak. Dalam sesi bersama tim akademik dan administrasi INSTIPER, ditemukan sejumlah tantangan pada sistem lama yang perlu segera diatasi. Misalnya, keterbatasan interoperabilitas antar modul, proses manual dalam pengelolaan administrasi, hingga kesenjangan pengalaman pengguna baik dari sisi mahasiswa maupun tenaga kependidikan.

Proyek ini secara khusus menyasar peningkatan kualitas layanan di tiga area utama:

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Proses seleksi dan administrasi PMB akan diotomatisasi secara lebih menyeluruh dengan user journey yang lebih ringkas dan mobile-friendly. Tujuannya, mempermudah calon mahasiswa dalam mendaftar dan mengakses informasi, serta memberikan fleksibilitas lebih bagi panitia PMB dalam memantau proses seleksi.
Pengelolaan Pembayaran
Integrasi dengan layanan perbankan dan sistem pembayaran digital akan memungkinkan pencatatan transaksi yang lebih real-time dan akurat. Ini penting mengingat banyak kampus menghadapi tantangan dalam merekonsiliasi data keuangan mahasiswa secara efisien.
Administrasi Akademik
Modul akademik baru akan dirancang agar mampu mencakup seluruh proses perkuliahan mulai dari pengisian KRS, penjadwalan, hingga penilaian. Sistem ini juga akan menyertakan fitur monitoring untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam manajemen data akademik.

Arsitektur Teknologi yang Berkelanjutan

Salah satu aspek krusial dari proyek ini adalah pendekatan terhadap software architecture dan pemilihan teknologi yang tahan terhadap perubahan cepat di bidang TI. CTO PT Pusat, dalam salah satu sesi diskusi, menekankan pentingnya membangun sistem dengan prinsip modular, scalable, dan secure by design.

“Kami tidak hanya merancang sistem yang fungsional saat ini, tapi juga memastikan teknologi yang digunakan masih relevan dan bisa diperluas dalam lima tahun ke depan,” ungkapnya.

Pemanfaatan teknologi berbasis cloud-native, API terbuka (open API), serta pendekatan microservices menjadi salah satu solusi teknis yang dipertimbangkan. Hal ini sejalan dengan praktik terbaik yang dianjurkan oleh berbagai pakar digitalisasi pendidikan tinggi, termasuk dari laporan EDUCAUSE dan Gartner yang menyebutkan pentingnya fleksibilitas sistem digital kampus di era pasca-pandemi (EDUCAUSE Horizon Report, 2023).

Dari Mapping Menuju Desain Sistem

Tahapan requirement gathering yang telah dilakukan pada Juli ini akan menjadi fondasi dalam proses desain sistem yang dijadwalkan mulai pada Agustus 2025. Tim teknis PT Pusat dan INSTIPER akan mengembangkan prototipe awal (mockup dan UI/UX flow) yang kemudian diuji secara terbatas sebelum masuk tahap pilot implementation.

“Kami ingin memastikan sistem ini tidak hanya baik secara teknis, tapi juga benar-benar menjawab kebutuhan nyata di lapangan,” ujar salah satu anggota tim PMO dari INSTIPER.

Proyek ini ditargetkan memasuki tahap implementasi awal pada semester ganjil tahun akademik 2025/2026, dengan prioritas pada modul PMB dan administrasi akademik. Evaluasi awal akan dilakukan melalui uji coba terbatas dengan sejumlah unit kerja terkait.

Dampak dan Harapan

Pimpinan INSTIPER berharap bahwa inisiatif ini bukan hanya sekadar mengganti sistem lama, tapi menjadi bagian dari strategi jangka panjang dalam membangun kampus yang lebih agile dan responsif terhadap dinamika pendidikan tinggi.

Digitalisasi sistem akademik yang terencana dan berdasar kebutuhan nyata terbukti mampu meningkatkan efisiensi operasional hingga 30–40%, menurut hasil penelitian oleh International Journal of Educational Management (2022). Selain itu, sistem yang baik juga memberikan efek positif terhadap persepsi calon mahasiswa dan mitra kerja terhadap profesionalisme dan daya saing institusi.

Kolaborasi dengan pihak eksternal seperti PT Pusat juga menjadi nilai tambah tersendiri. Dengan pendekatan sebagai mitra strategis, bukan sekadar vendor teknis, PT Pusat berperan aktif dalam menerjemahkan tantangan institusi menjadi solusi digital yang nyata dan berkelanjutan.

Kesimpulan

Langkah INSTIPER Yogyakarta dalam merancang ulang sistem akademik melalui kerja sama dengan PT Pusat merupakan wujud nyata dari visi kampus masa depan: efisien, adaptif, dan berorientasi pada kebutuhan penggunanya. Transformasi ini diharapkan tidak hanya meningkatkan performa internal, tetapi juga memperkuat citra Instiper sebagai kampus yang siap menghadapi tantangan era digital.

Pimpinan kampus lain dapat menjadikan proyek ini sebagai contoh konkret bahwa transformasi digital tidak selalu harus dimulai dari sistem besar dan kompleks. Yang terpenting adalah keberanian untuk memetakan masalah secara jujur, melibatkan pemangku kepentingan, dan berkolaborasi dengan mitra yang mampu memahami ekosistem pendidikan tinggi secara utuh.

Sumber Referensi: