Yogyakarta, Agustus 2025 — Institut Pertanian Stiper (INSTIPER) Yogyakarta kembali melangkah maju dalam proyek pengembangan Academic Management System (AMS) yang sebelumnya telah dimulai bersama PT Pasal Tigapuluh Satu (Pusat). Setelah tahap pemetaan proses bisnis dan identifikasi awal pada Juli lalu, kini kedua belah pihak mengadakan sesi penggalian kebutuhan lanjutan yang dilaksanakan pada 12 Agustus (secara daring) dan 20 Agustus (secara tatap muka di kampus INSTIPER).
Langkah ini menandai komitmen INSTIPER untuk memastikan bahwa sistem informasi akademik yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan aktual di lapangan, baik dari perspektif teknis maupun operasional.
Latar Belakang: Melanjutkan Pemetaan Awal
Pada tahap awal, tim Pusat bersama stakeholder akademik INSTIPER telah memetakan proses bisnis inti, mengidentifikasi tantangan dalam sistem lama, dan merumuskan kebutuhan dasar untuk rancangan AMS baru. Proses tersebut menjadi fondasi yang penting untuk membangun arsitektur sistem yang lebih modern, terintegrasi, dan adaptif.
Namun, seperti yang sering terjadi dalam pengembangan sistem berskala besar, tahap pertama baru mencakup gambaran umum. Agar sistem benar-benar responsif terhadap dinamika operasional kampus, diperlukan penggalian lebih mendalam terhadap kebutuhan pengguna, skenario teknis, dan kemungkinan integrasi dengan sistem yang sudah ada.
Agenda 12 dan 20 Agustus: Menggali Lebih Dalam
1. 12 Agustus – Sesi Daring
Sesi pertama yang dilakukan secara daring difokuskan pada pengumpulan masukan strategis dari pimpinan unit terkait, seperti Wakil Rektor, Kepala Biro Administrasi Akademik, serta tim pengelola PMB dan keuangan. Diskusi ini melibatkan:
- Review hasil requirement gathering tahap pertama
- Identifikasi gap antara sistem berjalan dan target desain sistem baru
- Inventarisasi kebutuhan integrasi data antar unit kerja
Dengan pendekatan virtual, sesi ini memungkinkan kehadiran pemangku kepentingan yang memiliki jadwal padat tanpa harus meninggalkan aktivitas sehari-hari.
2. 20 Agustus – Sesi Tatap Muka
Sesi kedua dilakukan secara langsung di kampus INSTIPER Yogyakarta. Berbeda dari pertemuan daring, sesi ini lebih menitikberatkan pada simulasi alur kerja (workflow simulation) dan analisis teknis lebih mendetail. Topik yang dibahas antara lain:
- Proses validasi user flow untuk modul utama (PMB, administrasi akademik, dan keuangan)
- Diskusi teknis terkait arsitektur sistem, API, dan integrasi dengan aplikasi pendukung
- Identifikasi kebutuhan pelatihan dan change management untuk implementasi sistem baru
Kehadiran tim pengembang Pusat secara langsung memungkinkan kolaborasi lebih intensif dengan pengguna utama (end-users) untuk memastikan setiap fitur yang dirancang sesuai harapan dan mudah digunakan.
Mengapa Penggalian Kebutuhan Ini Penting?
Dalam pengembangan sistem informasi, requirement gathering bukan sekadar tahapan formalitas, tetapi merupakan fondasi keberhasilan implementasi. Sebuah penelitian yang dimuat dalam Journal of Systems and Software (2021) menyebutkan bahwa 60% kegagalan proyek TI disebabkan oleh requirement yang tidak lengkap atau salah interpretasi.
Hal ini sejalan dengan pengalaman praktis di berbagai perguruan tinggi, di mana sistem informasi sering kali gagal dimanfaatkan secara optimal karena tidak benar-benar selaras dengan proses bisnis aktual. Dengan melakukan penggalian kebutuhan lanjutan, INSTIPER berupaya memastikan sistem yang dibangun:
- Fungsional sesuai kebutuhan pengguna
- Mendukung integrasi data lintas unit kerja
- Mudah diadopsi oleh seluruh sivitas akademika
Fokus Pengembangan: Efisiensi, Integrasi, dan Pengalaman Pengguna
Dalam diskusi yang berlangsung, ada tiga prioritas yang menjadi titik perhatian utama:
-
Efisiensi Layanan Akademik
Proses yang sebelumnya memakan waktu lama karena prosedur manual, seperti pengisian KRS atau validasi pembayaran, akan diotomatisasi dan dapat diakses secara daring melalui antarmuka yang lebih sederhana. -
Integrasi Data yang Kuat
Sistem baru diharapkan mampu menghilangkan data silos yang selama ini terjadi. Dengan integrasi yang lebih baik, pimpinan kampus dapat mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat dan real-time.
-
Pengalaman Pengguna yang Lebih Baik
Baik mahasiswa maupun staf administrasi menginginkan sistem yang mudah digunakan (user-friendly). Karena itu, desain UI/UX menjadi salah satu fokus penting dalam pengembangan sistem ini.
Baca juga: IAPS 5.0: Tonggak Baru Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Mengantisipasi Perubahan Teknologi dan Kebutuhan Masa Depan
Selain memenuhi kebutuhan saat ini, penggalian lanjutan ini juga mempertimbangkan keberlanjutan sistem dalam jangka panjang. CTO Pusat menegaskan bahwa arsitektur sistem akan dibangun dengan pendekatan modular dan scalable, sehingga mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi dalam lima tahun mendatang.
Pemanfaatan teknologi berbasis cloud, integrasi API terbuka, serta penguatan keamanan siber (cybersecurity) juga menjadi bagian integral dari desain sistem. Hal ini selaras dengan rekomendasi EDUCAUSE Horizon Report 2023 yang menekankan pentingnya fleksibilitas dan keamanan dalam transformasi digital di perguruan tinggi.
Menuju Tahap Desain dan Implementasi
Setelah dua sesi penggalian kebutuhan ini selesai, Pusat akan menyusun dokumen final requirement sebagai acuan dalam tahap desain sistem yang dijadwalkan berlangsung mulai akhir Agustus. Prototipe awal (mockup dan user flow) akan diuji secara internal sebelum memasuki pilot implementation di awal semester ganjil 2025/2026.
Menurut rencana, implementasi awal akan difokuskan pada modul penerimaan mahasiswa baru dan administrasi akademik, disusul modul keuangan dan layanan tambahan lainnya.
Manfaat Jangka Panjang untuk INSTIPER
Transformasi ini diproyeksikan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga mendukung positioning INSTIPER sebagai kampus yang responsif terhadap tantangan era digital. Dengan sistem yang lebih modern dan terintegrasi, kampus dapat memberikan layanan prima kepada mahasiswa, dosen, dan mitra industri, serta meningkatkan daya saing di tingkat nasional maupun internasional.
Hasil studi dari International Journal of Educational Management (2022) menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi akademik yang terencana dengan baik dapat meningkatkan efisiensi administrasi hingga 30% dan mengurangi beban kerja manual staf akademik secara signifikan.
Kesimpulan
Sesi penggalian kebutuhan lanjutan yang dilaksanakan pada 12 dan 20 Agustus ini menjadi langkah krusial dalam memastikan keberhasilan proyek pengembangan Academic Management System di INSTIPER. Dengan pendekatan yang inklusif, partisipatif, dan berbasis data, diharapkan sistem baru ini tidak hanya menjadi alat teknologi, tetapi juga pilar strategis untuk mendukung tata kelola perguruan tinggi yang modern dan efisien.
Referensi:
0 Comments